دستورالعمل کنترل های داخلی شرکت های کارگزاری

در راستای حمایت از حقوق سرمایه‌گذاران، پیشگیری از تقلب و سوء استفاده از وجوه سرمایه گذاران و دارائیهای شرکت‌های کارگزاری، وقوع تخلفات و نیز کنترل رعایت کامل و دقیق مقررات و اصول و معیارها توسط شرکتهای کارگزاری و تقویت این کنترل ها طبق بندهای ۸ و۱۱ ماده ۷ قانون بازار اوراق بهادارجمهوری اسلامی ایران (مصوب آذرماه ۱۳۸۴ مجلس شورای اسلامی)، این دستورالعمل در تاریخ ۱۳۹۳/۰۵/۱۱ در ۲۱ ماده و دو تبصره به تصویب هیئت مدیرۀ سازمان بورس و اوراق بهادار رسید. رعایت مفاد این دستورالعمل، ازتاریخ ابلاغ آن، توسط کلیۀ شرکت های کارگزاری الزامی است. 

[private]

 فصل یک – تعاریف

ماده یک

اصطلاحات و واژه‌های تعریف شده در مادۀ یک قانون بازار اوراق بهادار جمهوری اسلامی ایران، درصورت کاربرد، با همان مفاهیم در این دستورالعمل به‌کار رفته‌اند. سایر اصطلاحات و واژه‌ها به شرح زیر تعریف می‌شوند:

بند یک

کانون: منظور کانون کارگزاران بورس و اوراق بهادار است.

بند دو

قوانین و مقررات: منظور مصوبات مجلس شورای اسلامی، هیأت وزیران، شورای عالی بورس و اوراق بهادار،سازمان، کانون و مصوبات سایر مراجع ذی صلاح در حوزۀ بازار سرمایه که تحت هر عنوان از قبیل قانون، آیین نامه، دستورالعمل، اساسنامه، بخشنامه و ضوابط اجرایی به تصویب رسیده و ابلاغ شده است.

بند سه

اصول و معیارها: منظور اصول اخلاقی و معیارهای رفتار حرفه ای و راهنمای آن است که به تصویب هیأت مدیره کانون رسیده است.

بند چهار

شرکت: منظور شرکت‌های کارگزاری فعال در بورس ها و بازارهای خارج از بورس است.

بند پنج

ریسک(خطر): امکان وقوع رویدادی که منجر به نقض قوانین و مقررات و اصول و معیارها می شود یا کارآیی و اثربخشی عملیات را در:

• تحقق اهداف شرکت؛ 
• رعایت قوانین و مقررات و اصول و معیارها؛
• حفاظت از دارائی های شرکت و وجوه مشتریان؛ 
تحت تأثیر منفی قرار می دهد. 

بند شش

ارزیابی ریسک: شناسایی،اندازه گیری و تجزیه و تحلیل ریسک‌های مرتبط با دستیابی به اهداف شرکت است.

بند هفت

واحد نظارت: واحد موضوع مادۀ ۶ این دستورالعمل است که در هر شرکت با هدف تدوین و بازنگری فرآیندها و رویه های سیستم کنترل های داخلی و نظارت بر اجرای آنها و اطمینان از تطبیق فعالیت های مدیران و کارکنان شرکت با قوانین و مقررات، اصول و معیارها، فرآیندها و رویه های تصویب شده شرکت، تشکیل و دارای وظایفی به شرح فصل چهارم این دستورالعمل است.

بند هشت

شخص مستقل: فردی است که هیچگونه سمتی تحت نظارت مستقیم یا غیر مستقیم مدیرعامل شرکت، نپذیرفته است.

بند نه

فعالیت حرفه ای: به تمامیِ فعالیت هایی اطلاق می گردد که به منظور ارائه خدماتی از قبیل کارگزاری، بازارگردانی، کارگزار/معامله گری، سبدگردانی، مشاوره سرمایه گذاری، تعهد پذیره نویسی، پردازش اطلاعات مالی، مشاور عرضه، مشاور پذیرش وایفای نقش به عنوان ارکان صندوق سرمایه گذاری، به مشتریان در شرکت انجام می‌گیرد.

 فصل دو – سیستم کنترل های داخلی

ماده دو

سیستم کنترل های داخلی شامل فرآیندهایی است که باید با هدف کسب اطمینان معقول از اثربخشی و کارایی عملیات با در نظر گرفتن رعایت قوانین و مقررات، اصول و معیارها، ارزیابی ریسک، قابلیت اعتماد سیستم حسابداری و دسترسی به موقع به اطلاعات قابل اطمینان، جلوگیری از بروز اشتباه، جلوگیری از فعالیت های متقلبانه و غیر‌قانونی، حذف یا افشاء تضاد منافع و نیز حفاظت از دارایی های شرکت و وجوه مشتریان و عدم سوء استفاده از آنها، توسط هیئت مدیره، مدیرعامل و کارکنان شرکت تدوین، طراحی، پیاده سازی و اجرا  شوند.

ماده سه

هیئت مدیرۀ شرکت باید فرآیند ارزیابی ریسک‌‌های مربوط به شرکت شامل شناسایی ریسک‌، اندازه‌گیری ریسک و تجزیه و تحلیل ریسک را طراحی و روش‌های کاهش یا مدیریت‌ ریسک ‌را پیاده‌سازی کند. پیش شرط لازم برای شناسایی ریسک‌ها، تعیین اهداف اصلی شرکت است که این اهداف توسط هیئت مدیره تعیین میشود.

ماده چهار

هیئت مدیره شرکت به منظور دستیابی به اهداف اصلی شرکت باید ساختار سازمانی مناسبی را تصویب نسبت به استقرار آن اقدام نماید. حدود وظایف و اختیارات هر حوزه و روابط آنها، نحوه و سلسله مراتب گزارش‌دهی و پاسخگویی هر حوزه در ساختار سازمانی تهیه شده، مشخص خواهد شد. 

ماده پنج

هیئت مدیره شرکت به منظور استقرار سیستم کنترل های داخلی به صورت کارا و اثر بخش و اجرای فرآیندهای آن، باید رویه های مربوطه را به تصویب برساند. به منظور افزایش کارایی و اثربخشی سیستم کنترل های داخلی، شرح وظایف و مسئولیت های مربوط به کلیۀ کارکنان شرکت باید منطبق با رویه های مصوب هیئت مدیره، بصورت مکتوب تدوین و به اطلاع و تأیید هر یک از کارکنان مربوطه برسد.

 فصل سه – نظارت

ماده شش

جهت استقرار و اجرای سیستم کنترل های داخلی، شرکت باید واحدی که مستقیماً به هیئت مدیره گزارش می دهد تحت عنوان واحد نظارت تشکیل دهد. این واحد بسته به حجم فعالیت و اندازه شرکت، متشکل از شخص یا اشخاصی مستقل شامل مسئول و کارکنان واحد نظارت، خواهد بود. این فرد/افراد توسط هیئت مدیره انتخاب می شود/می شوند که بصورت تمام وقت نزد عضو اشتغال خواهد/خواهند داشت. مسئول واحد نظارت باید صلاحیت های لازم به شرح زیر را دارا باشد:

۱- دارا بودن مدرک تحصیلی لیسانس یا بالاتر 

۲- دارا بودن حداقل ۲ سال سابقه کار مرتبط با فعالیت کارگزاری یا حسابرسی به صورت تمام وقت بعد از اخذ مدرک کارشناسی

۳- شرکت در دوره آموزشی مرتبط که توسط کانون برگزار می گردد و اخذ گواهی مربوطه.

تبصره یک

فرد تعیین شده به عنوان مسئول واحد نظارت، باید به صورت رسمی و مکتوب موافقت خود را نسبت به قبولی سمت و مسئولیت های مربوطه در این واحد به هیئت مدیره شرکت اعلام نماید.

تبصره دو

مسئول واحد نظارت می تواند بطور همزمان به عنوان نماینده مبارزه با پولشویی نیز نزد شرکت انجام وظیفه نماید. در این صورت، مسئول واحد نظارت باید به صورت رسمی و مکتوب موافقت خود را نسبت به قبولی سمت و مسئولیت های نمایندۀ مبارزه با پولشویی نیز به هیئت مدیرۀ شرکت اعلام نماید.  

ماده هفت

مسئول واحد نظارت مستقیماً زیر نظر هیئت مدیره یا یکی از اعضای هیئت مدیره مشروط بر این که مدیر عامل نباشد با تصمیم و انتخاب اکثریت اعضای هیئت مدیره فعالیت می کند.

ماده هشت

در صورتی که مسئول واحد نظارت، به دلیل کمبود منابع یا محدودیت اساسی در دریافت یا دسترسی به اسناد، مدارک، اطلاعات و گزارش ها موفق به اجرای وظایف و مسئولیت های محوله، به نحو مطلوب نشود و پی‌گیری رفع موانع از طریق مسئولین اجرایی شرکت میسر نشود، موظف است موضوع را با ذکر جزئیات به هیئت مدیره شرکت گزارش نماید و هیئت مدیرۀ شرکت در اولین جلسۀ خود، نسبت به بررسی و اتخاذ تصمیم مناسب برای رفع موانع و محدودیت های ذکر شده در گزارش اقدام می نماید.

ماده نه

مسئول و کارکنان واحد نظارت نباید هیچ گونه دخالت و مسئولیتی در فعالیت های اجرایی شرکت داشته باشند.

ماده ده

مسئول واحد نظارت و کارکنان آن باید اطلاعات و مدارک افشا نشده مربوط به شرکت را حین همکاری و پس از قطع همکاری تا مدت زمانی که در قرارداد فیمابین تعیین می‌شود محرمانه تلقی نموده و به استثنای اشخاص زیر در حدود درخواست آن‌ها، بدون رضایت شرکت به شخص دیگری ارائه ننموده و افشا نکنند، در غیر این صورت مشمول ماده ۴۸ قانون بازار اوراق بهادار خواهند شد:

۱. کارکنان یا وکیل شرکت که برای انجام وظایف خود به اطلاعات و مدارک واحد نظارت نیاز دارند.

۲. سازمان یا مراجعی که سازمان تعیین می کند (در راستای انجام وظایف و مسئولیت های قانونی آن‌ها)

۳. بازرس قانونی یا حسابرس شرکت
۴. مراجع صالح قضایی
۵. کانون در حدودی که در مقررات مصوب سازمان تعیین شده است.

۶. سایر مراجعی که ارائه مدارک و اطلاعات مذکور به آن ها، طبق قانون الزامی است.  

 فصل چهار – وظایف واحد نظارت

ماده یازده

مسئول واحد نظارت مکلف است نسبت به بررسی نظام مند دوره ای یا موردی فعالیت های حرفه ای شرکت به منظور شناسایی ، اظهارنظر و ارائه اصلاحات پیشنهادی برای توسعه و بهبود موارد ذیل اقدام نماید: 

بند الف

عدم رعایت قوانین و مقررات، اصول و معیارها؛

بند ب

رفع یا افشاء تضاد منافع؛ 

بند ج

سوء استفاده از دارایی های شرکت و وجوه مشتریان؛ 

بند د

تدوین، پیاده سازی و اثربخشی رویه های کنترل داخلی و ارائه اصلاحات پیشنهادی برای توسعه و بهبود موارد یادشده؛ 

ارائه اصلاحات پیشنهادی می تواند به روش های زیر حاصل شود: 
۱. از طریق بررسی میزان تطبیق نتایج حاصل از اجرای موارد مذکور با واقعیات عینی؛ 
۲. از طریق مطالعۀ الگوهای مورد استفاده هم‌پیشگان؛
۳. از طریق رویه های پیشنهادی و یا رهنمودهای کانون.

ماده دوازده

مسئول واحد نظارت باید موارد نقض قوانین و مقررات و اصول و معیارها را که بر اساس بررسی‌های خود یا گزارش‌های واصله از مدیران و کارکنان مشاهده می‌کند، بررسی و توصیه‌های لازم برای تصحیح موارد مذکور را به مسئولین مربوطه ارائه و رونوشت آن را به مدیرعامل / هیئت مدیره ارسال کند. در صورتی که توصیه های مذکور به نحو صحیح و در موقع مقتضی اجرا نشود، وی موظف است موضوع را با ذکر توصیه های ارائه شده، آثار مترتب بر اجرا و عدم اجرای آنها و نام واحدهای متمرّد به هیئت مدیره شرکت گزارش نماید.

ماده سیزده

واحد نظارت باید برای آموزش، حفظ و ارتقاء دانش کارکنان شرکت در اجرای قوانین و مقررات، اصول و معیارها و رویه های کنترلی تصویب شده، برنامه آموزشی مدونی تنظیم تا پس از تصویب هیئت مدیره اجرا شود.

ماده چهارده

واحد نظارت باید رویه های مشخصی را برای دریافت، نگهداری و رسیدگی به شکایت ها و گزارش های تخلف دریافتی در رابطه با فعالیت های حرفه ای شرکت، تهیه و آن را جهت تصویب به هیئت مدیره پیشنهاد نماید.

ماده پانزده

واحد نظارت باید نسبت به طراحی رویه‌های نظارتی و تهیۀ چک لیست های مربوطه و نحوۀ رسیدگی مربوط به هر حوزۀ فعالیت شرکت اقدام و آن را جهت تصویب به هیئت مدیره پیشنهاد نماید.

ماده شانزده

واحد نظارت در صورت درخواست، باید در خصوص نحوۀ اجرای قوانین و مقررات، اصول و معیارها، رویه ها و فرآیندهای داخلی و سایر الزامات، نظر مشورتی به مدیران و کارکنان شرکت ارائه نماید.

ماده هفده

واحد نظارت باید نظر یا تحلیل کارشناسی خود را بر پایۀ داده ها، اطلاعات و مستندات روشن و قابل دفاع و قوانین و مقررات و اصول و معیارها ارائه نموده و از اظهارنظر بدون وجود ادلۀ تأییدکنندۀ نظر یا تحلیل ارائه شده، اجتناب نماید.

ماده هجده

مسئول واحد نظارت، در هر دوره سه ماهه ، باید گزارشی تحت عنوان “گزارش واحدنظارت” تهیه کرده و نظرات خود را در اجرای وظایف موضوع مفاد این دستورالعمل، در این گزارش در فصل‌های جداگانه درج نموده و مستقیماً به هیئت مدیره ارائه نماید. این گزارش باید حداکثر تا یک ماه پس از پایان دوره مربوطه ارائه شود.

 فصل پنج – مسئولیت های هیئت مدیره در خصوص واحد نظارت

ماده نوزده

اهم مسئولیت های هیئت مدیره نسبت به واحد نظارت، به شرح زیر است:

۱. بررسی، تصویب و بازنگری رویه ها و فرآیندهای تدوین شده به منظور استقرار سیستم کنترل های داخلی و سایر رویه هایی که در اجرا یا کیفیت فعالیت های حرفه ای شرکت مؤثر است،

۲. بررسی منشور و تصویب و استقرار ساختار سازمانی واحد نظارت و اطمینان از کفایت ساختار مزبور و استقلال آن جهت ایفای وظایف و ‌مسئولیت‌های محوله،

۳. بررسی برنامۀ سالانه واحد نظارت و تخصیص منابع مورد نیاز آن و انجام اصلاحات لازم به تشخیص خود،

۴. نظارت بر عملکرد واحد نظارت به منظور اطمینان از کارایی و اثربخشی آن، 

۵. کسب اطمینان معقول از دسترسی واحد نظارت به منابع و اطلاعات مورد نیاز برای ایفای مسئولیت‌های محوله،

۶. کسب اطمینان معقول از پیروی واحد نظارت از استانداردهای داخلی لازم الاجرا یا بین المللی مربوطه،

۷. بررسی گزارش‌های واحد نظارت و تصمیم گیری راجع به موارد عدم رعایتی که در گزارش ذکر می شود،

۸. کسب اطمینان معقول از ارائه یافته‌ها و توصیه‌های منطقی و مهم از سوی مسئول واحد نظارت به مدیر عامل و پیگیری اقدامات لازم،

۹. برقراری امکان ارتباط مناسب مسئول واحد نظارت با هیئت مدیره،

۱۰. تعیین، انتصاب، برکناری، تعیین حقوق و مزایا و نحوۀ جبران خدمات مسئول و کارکنان واحد نظارت و نیز تائید مرخصی و مأموریت های اشخاص مزبور،

۱۱. بررسی صلاحیت حرفه ای و توانایی‌های متقاضی تصدی در سمت مسئول و کارکنان واحد نظارت .

۱۲. دریافت و ارزیابی برنامه کاری واحد نظارت و بررسی دوره ای میزان تطابق و انحراف این برنامه. 

ماده بیست

درصورت احراز تخلف شرکت از مفاد این دستورالعمل، مرجع رسیدگی کننده به تناسب یک یا چند مورد از تنبیهات زیر را در نظر می گیرد:

۱) تذکر کتبی به شرکت بدون درج در پرونده؛
۲) اخطار کتبی به شرکت با درج در پرونده؛

۳) محرومیت از ارائۀ تمام یا برخی خدمات یا فعالیت های حرفهای توسط شرکت حداکثر تا سه سال؛

۴) تعلیق مجوز فعالیت شرکت؛
۵) لغو مجوز فعالیت شرکت؛

۶) جریمۀ نقدی اشخاص تحت نظارت مطابق آیین نامه ی مادۀ ۱۴ قانون توسعه ابزارها و نهادهای مالی جدید. 

ماده بیست و یک

در صورتی که واحد نظارت نسبت به انجام وظایف و مسئولیتهای خود قصور نماید یا در ارائه گزارش خود مقررات لازم الرعایه را رعایت ننماید؛ مرجع رسیدگی کننده به تناسب یک یا چند مورد از مجازات های زیر را در نظر می گیرد:

۱) تذکر کتبی بدون درج در پرونده به مسئول واحد نظارت
۲) اخطار کتبی با درج در پرونده به مسئول واحد نظارت
۳) محرومیت از تصدی سمت مسئول واحد نظارت در کلیۀ شرکت های کارگزاری برای مدتی معین
۴) لغو تمام یا برخی از گواهینامه‌های اخذ شده از کانون یا سازمان
۵) ممنوعیت تصدی سمت مسئول واحد نظارت در کلیۀ شرکت های کارگزاری برای مدتی معین
۶) محرومیت از انجام هرگونه فعالیت در کلیۀ شرکت های کارگزاری برای مدتی معین
۷) ممنوعیت از انجام هرگونه فعالیت در کلیۀ شرکت های کارگزاری برای مدتی معین

[/private]